Uma apresentação de slides precisa ser leve para ser enviada por e-mail e para que seu download não seja demorado.

Até minha apresentação do PowerPoint ficar pronta, tive algumas dificuldades. Precisei fazer muitas pesquisas na internet. Isso permitiu que eu reunisse, nesta página, dicas de diversos sites e fóruns.

Caso você não possua o PowerPoint 2007, veremos mais adiante como visualizar apresentações em PPSX.



1. Imagens

O formato dos arquivos de imagens inseridas faz muita diferença no tamanho da apresentação. Uma imagem pode ter 2,25 Mb no formato BMP e menos de 200 Kb no formato JPEG.



2. Música

Alguns usuários enviam sua apresentação por e-mail e descobrem que a música de fundo não tocou no computador dos amigos. Para que não haja esse problema, o arquivo de áudio precisa estar incorporado.

No PowerPoint, é possível incorporar somente arquivos de áudio no formato WAV. Porém, um arquivo de áudio com esse formato pode ter em torno de 40 Mb, o que significa grande aumento no peso da apresentação.

Mas, ainda é possível incorporar arquivos em MP3 no PowerPoint. Para isso, você deve instalar a ferramenta
MP3 AddIn.

Antes de incorporar um arquivo em MP3, você pode diminuir seu tamanho. Para isso, abra o arquivo em um editor de áudio e salve-o com 64 kbps. O arquivo terá grande redução no tamanho e uma perda imperceptível de qualidade.



3. Fontes

Se as fontes que você escolheu na formatação do texto não estiverem instaladas em outro computador, o usuário dessa máquina pode não ver o texto com as mesmas fontes. Para que tua apresentação seja visualizada, em qualquer computador, com as fontes escolhidas, você deve incorporar fontes.

Para que o arquivo tenha um menor aumento de tamanho, use apenas uma fonte na apresentação.

Se você não quiser incorporar fontes, use fontes mais comuns, que podem estar instaladas em mais computadores, como Arial e Times New Roman.

3.1 Como incorporar fontes no PowerPoint 2007

Clique sobre o Botão Office e depois, sobre o botão Opções do PowerPoint. Na caixa de diálogo que se abre, clique em Salvar e assinale a opção Incorporar fontes no arquivo. Abaixo, haverá duas opções:

> Incorporar somente caracteres em uso (indicado para redução do tamanho do arquivo)

Essa opção é suficiente para que todos os caracteres da apresentação sejam vistos com as fontes escolhidas.

> Incorporar todos os caracteres

Essa opção é indicada para quem deseja que a apresentação seja editada por outro usuário.

Depois de escolher uma dessas opções, clique sobre o botão Ok.

3.2 Como incorporar fontes em versões anteriores do PowerPoint

1) No menu Arquivo, clique em Salvar como.
2) Clique em Opções de Salvamento.
3) Assinale a opção Incorporar fontes TrueType.
4) Clique sobre o botão Ok.



4. Formatos de Arquivo

PPTX e PPSX: PowerPoint 2007
PPT e PPS: PowerPoint 2003 e versões anteriores

Arquivos com as extensões PPTX e PPT abrem com o programa. Dessa forma, a apresentação pode ser editada.

Se você terminou tua apresentação e quer divulgá-la, os melhores formatos para salvá-la são PPSX e PPS. Quando o arquivo com uma dessas extensões é aberto, a apresentação de slides é iniciada imediatamente.

Para salvar uma apresentação em:

> PPS no PowerPoint 2003, abra o menu Arquivo, selecione a opção Salvar como e, no campo Salvar como tipo, escolha a opção Apresentação do PowerPoint;

> PPSX no PowerPoint 2007, clique sobre o Botão Office, posicione o cursor em Salvar como e clique em Apresentação de Slides do PowerPoint.

4.1 Formato PPSX

Os novos formatos PPTX e PPSX têm a vantagem de reduzir o tamanho dos arquivos. Uma apresentação em PPS pode ter quase o dobro do tamanho que teria na extensão PPSX.

Porém, o formato PPSX é incompatível com o PowerPoint 2003 e versões anteriores. Por isso, alguns usuários recebem apresentações em PPSX e não sabem como visualizá-las. Há duas soluções para esse problema:

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